Первинна документація ФОП: про фінанси просто

Ми щиро віримо, що паперових документів має бути менше, а в ідеалі їх не хотілося б мати зовсім, однак наразі доводиться мати справу з їх чималою кількістю. Доходи від підприємницької діяльності ФОП повинні бути підтверджені документально. Це означає, що підприємцю для підтвердження правомірності отриманих коштів потрібно мати ряд документів. Ми вже писали про важливість бухгалтерського обліку доходів ФОП та відповідальність за зберігання первинної документації. А сьогодні розглянемо основні вимоги до оформлення первинної документації та різницю між паперовими документами й електронними, коли одні і другі мають юридичну силу.

Законодавче визначення

Згідно із Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» та наказом №88 первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.  Усі первинні документи повинні містити мати реквізити: 

  • найменування підприємства чи установи, від імені яких складений документ;
  • назва документа (форми);
  • дата складання;
  • зміст та обсяг господарської операції;
  • одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі);
  • посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. 

Залежно від характеру операції та технології обробки даних, до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо. Більшість форм типових документів затверджені розпорядчими документами органів державної влади. Однак є такі, форма яких не затверджена, і лише визначено перелік обов’язкових реквізитів.

Види первинної документації

Податковий кодекс розділяє первинну документацію на ту, яка підтверджує доходи і витрати ФОП та документи податкового агента, тобто ті, які підтверджують взаємовідносини між ФОПом та фізичною особою (не найманий працівник).

Документи, які підтверджують доходи та витрати ФОП:

Книга обліку доходів і витрат. З 1 січня 2021 року скасовано обов’язкову реєстрацію Книг обліку в податкових органах, та не скасовано вимогу щодо ведення бухгалтерського обліку. Отож облік з 1 січня 2021 можна вести як у паперовому, так і в електронному вигляді, або ж в електронному кабінеті, який в цій частині функціоналу Електронного кабінету платника податків працює лише щодо програмного РРО. Для ФОП на загальній системі оподаткування з 16 липня 2021 року діє нова форма Книги та новий порядок ведення обліку доходів, який затверджено Наказом Міністерства фінансів від 13.05.2021 р. № 261

Книга обліку зберігається ФОП впродовж трьох років з дати останньої операції, зафіксованої в ній.

Банківська виписка з рахунку — виписка з особових рахунків клієнтів, що є регістром аналітичного обліку та містить записи про операції, здійснені протягом операційного дня. Виписка є підтвердженням виконаних за день операцій.

Розрахунковий документ —  згідно із Законом про РРО, це документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо). Він підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, операцій з видачі готівкових коштів держателям електронних платіжних засобів, отримання/повернення коштів, торгівлю валютними цінностями в готівковій формі, створений в паперовій та/або електронній формі (електронний розрахунковий документ) у випадках, передбачених Законом про РРО. Даний документ реєструється та видруковується у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або програмним реєстратором розрахункових операцій, також він може бути заповнений вручну. 

Наприклад, здійснюючи закупівлю товарів у ФОП, при розрахунку, видається чек, який може бути виписаний від руки або видрукуваний касовим апаратом. Цей розрахунковий документ і буде підтвердженням факту купівлі-продажу товарів. 

Справжність фіскального чеку можна перевірити за наявністю його електронної копії в базі ДПС у сервісі Електронного кабінету платника податків. Наявність такої копії в базі свідчить про дотримання підприємцем вимог чинного законодавства у сфері РРО й у вас в руках справжній розрахункових документ, відсутність означає недотримання суб’єктом господарювання законодавчих вимог.

Акт приймання-передачі виконаних робіт, Акт наданих послуг  документ, який підтверджує факт наданих послуг чи виконаних робіт. Він складається у строки, визначені договором, та містить назви сторін договору, їхні реквізити, обсяг наданих послуг чи виконаних робіт та їх вартість. У цьому документі сторони визначають наявність чи відсутність претензій та зауважень. Додаток Fairo допоможе вам сформувати Акт прийому-передачі без помилок. Для цього вам лише необхідно скористатися меню інвойсингу.

Рахунок-фактура або інвойс. Є позиція Міністерства фінансів, яка висловлена у листі від 16.02.17 р. № 31-11410-06-5/4339. Мова йде про те, що рахунок-фактура може бути первинним документом, підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт, послуг без складання акту приймання-передачі лише у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами. Тобто сам документ не є підтвердженням факту наданих послуг, а лише своєрідним проханням-пропозицією оплатити. Лише після його оплати (платіжку рекомендуємо прикріпити до рахунку-фактури), його можна вважати таким, що підтверджує факт надання послуг.

У додатку Fairo у вас все під рукою. Ви без проблем сформуєте інвойс та відправите його клієнту, а оплата зафіксується додатком.

Видаткові накладні або Товарно-транспортні накладні. Видаткова накладна фіксує факт отримання/передачі товарів або послуг. Товарно-транспортна використовується у разі, якщо в процесі купівлі-продажу бере участь транспортна компанія, яка забезпечує доставку товару від продавця до покупця. Для прикладу, кожний, хто купував меблі чи якісь великогабаритні речі, після доставки отримував товарно-транспортну накладну (якщо вантажівка здійснювала доставку), або видаткову, якщо доводилося забирати придбаний товар зі складу. 

Електронні документи та як їх зберігати 

Усі ці документи можуть також оформлятися у електронному вигляді з обов’язковим накладенням електронного цифрового підпису. Такі електронні документи є оригіналами. Видрукований документ є копією оригіналу і при наданні перевіряючим органам завіряється штампом «Копія згідно з оригіналом», підписом уповноваженої особи та печаткою (за наявності).

Використовуючи додаток Fairo вам не доведеться турбуватися про наявність/відсутність обов’язкових реквізитів вашого рахунку-фактури (інвойсу) та правильності формування акту наданих послуг. Додаток автоматизує та полегшить роботу з контрагентами та вестиме бухгалтерський облік ваших доходів.

Часто ФОП закуповують товари, продукцію, вторсировину у фізичних осіб. На відміну від цивільно-правових договорів, за якими ФОП повинні утримати та сплатити ПДФО та військовий збір, в цьому випадку такий обов’язок відсутній. Проте, щоб підтвердити право не утримувати ці податки, потрібно мати певні документи. В наступній статті ми поговоримо саме про них й розглянемо другу групу первинних документів, а саме документи податкового агента.