ФОПи, зберігаємо спокій і працюємо вдома

З початку 2020 року, світ, здається, пережив більше змін ніж за останні 10 чи 20 років. Пандемія коронавірусу (COVID-19) вплинула на всі сфери діяльності і докорінно змінила підхід до роботи і життя взагалі. Ми вже писали про те що значна кількість усіх робітників світу вперше перейшли у фріланс з настанням пандемії коронавірусу. Робота для багатьох ще ніколи не була простішою завдяки таким технологіям, як хмарні сервіси, а також додатки, які допомагають у житті щодня. Але, навіть якщо ви вже встановили додаток для онлайн зустрічей з командами та клієнтами, чи достатньо цього для того, аби безперебійно працювати тривалий період? Давайте про це поговоримо. 

Як забезпечити доступ до даних і програм?

По-перше, ви і ваші співробітники повинні мати доступ до усіх ваших бізнес-даних і програм, необхідних для роботи. Якщо ви використовуєте хмарні сховища, такі як Google Docs, це не має бути важко. Але якщо ваші дані або програми працюють лише на території вашого офісу, у вас може виникнути потреба налаштувати програмне забезпеченням для віддаленого доступу. 

Як це зробити?

  • Сьогодні Windows Pro і macOS мають функцію віддаленого робочого столу, а додатки TeamViewer та LogMeIn полегшують керування віддаленими задачами.

Як захистити співробітників від кібератак?

Ви і ваш бізнес також, ймовірно, зіткнетеся з підвищеними ризиками кібербезпеки. За останніми підрахунками Trend Micro, американо-японської транснаціональної корпорації, що займається розробкою програмного забезпечення у сфері комп'ютерної безпеки, за часи пандемії було виявлено понад 230 000 кібератак на корпорації. Більшість з них надходили з Китаю, Ірану, Північної Кореї, і Росії.

Що робити?

Варто інвестувати в повністю захищені ноутбуки компанії для всього персоналу. 

  • Переконайтеся, що всі працівники встановили ефективне антивірусне програмне забезпечення.
  • Використовуйте віртуальну приватну мережу (VPN), особливо якщо ваш персонал працює з програмним забезпеченням віддаленого доступу для локальних систем. Це можна зробити, налаштувавши окрему VPN для вашого бізнесу.

Як залишатися на зв'язку з командою?

Усім відомий Zoom, ставший хітом якраз в період пандемії, є одним з кращим способом це робити. Однак, мабуть, ще важливіше використовувати програми для регулярних зустрічей команди аби допомагати робітникам залишатися сфокусованими на роботі і звести до мінімуму будь-які відчуття ізоляції. 

Які ще додатки будуть корисними фрілансерам і компаніям?

  • Месенджери, такі як Slack і Workplace від Facebook (Meta), можуть значно покращити комунікацію та співпрацю. За допомогою Slack, наприклад, ви можете налаштувати різні канали для певних команд, проектів або неформального спілкування.
  • Якщо ви використовуєте Office 365, у вашому розпорядженні вже є програма для конференцій та чату Microsoft Teams, а також інші інструменти для спільної роботи.
  • В роботі над проектами та завданнями будуть корисні додатки Trello та Asana.

Як керувати командами дистанційно?

Роботодавці і керівники часом почуваються менш комфортно, коли співробітники працюють віддалено, адже немає ймовірності фізично проконтролювати робочий процес. 

Наші поради:

  • Якщо вам дійсно потрібно відстежувати відвідуваність чи оплачувані години, такі програми, як Deputy чи TSheets, можуть з цим допомогти. 
  • Інший варіант — Timely, де можна автоматично відстежувати, скільки часу кожна людина проводить у програмах, документах, зустрічах, електронних листах тощо.

Як покращити взаємодію з клієнтами?

Ніщо не може перевершити безпосередність особистих зустрічей, але навіть у час до карантину вони не завжди були можливі. Оскільки програми для проведення конференцій стають ширше використовуваними, вони дають можливість частіше залучати і приводити нових клієнтів, при цьому зменшуючи витрати на логістику. 

Які рішення є найефективнішими сьогодні?

  • Вебінари — чудовий варіант для навчання клієнтів, знов ж таки, за допомогою Zoom Video Webinars чи GoToWebinar
  • Елементарна розсилка електронною поштою сьогодні важливіша, ніж будь-коли. Такі інструменти як Mailchimp і Campaign Monitor пропонують комплексні рішення для спілкування з великою кількістю клієнтів. 
  • Zendesk і Freshdesk можуть допомогти утримати клієнтів максимально довго, покращуючи ваше обслуговування та підтримку по телефону, онлайн та іншими каналами.

Як перенести бізнес у хмарні сховища?

Адаптація до пандемії вимагає значної цифрової трансформації для багатьох компаній. Не випадково більшість із зазначених вище програм засновані на хмарних сервісах, а ваша команда можете продовжити трансформацію, використовуючи інші хмарні програми, які пропонують нестандартні рішення для бізнесу. Тому:

  • Якщо ви використовуєте стару версію Office, подумайте про оновлення до Office 365 або перехід на G Suite від Google, аби ваша компанія могла працювати над документами і ділитися файлами через хмарне сховище тощо. Наприклад, G Suite навіть пропонує свій інструмент для проведення конференцій — Google Meet.
  • Якщо у вас є базовий файловий сервер, перехід на Microsoft OneDrive, Google Drive чм Dropbox Business має бути досить простим. Просто не забудьте продовжувати резервне копіювання своїх даних.

Як проаналізувати продуктивність?

Деякі програми можуть надати вам більше даних і статистики аби допомогти вам краще керувати ефективністю вашого бізнесу та співробітників. Раптовий перехід до віддаленої роботи може бути корисним для менеджерів, що змусить їх відмовитися від традиційного графіку з 9 до 18. Але найпрогресивніші корпорації вже перейшли до використання та моніторингу ключових показників ефективності, які відслідковують продуктивність команди і те, яку цінність вони приносять бізнесу. 

Серед них такі інструменти як:

  • Microsoft Power BI, інтерактивна візуалізація та можливості бізнес-аналітики з простим інтерфейсом для створення звітів та інформаційних панелей, 
  • Tableau, теж візуалізації даних, орієнтована на бізнес-аналітику.

Ці та інші інструменти бізнес-аналітики представляють дані у дуже наочній формі, щоб допомогти вам легко помічати тенденції, отримувати статистику та швидко реагувати на них.

Як бути з податками?

Для багатьох ФОПів і компаній, облік фінансів та оформлення податкових звітів вимагає неабияких зусиль. Ми вже писали про те що кількість українців, які готові розпочати свою справу і працювати на себе стрімко зростає. Однак, окрім спілкування з клієнтами, наймання нових працівників та, власне, робочого процесу, необхідно встигати вести бухгалтерію і подавати звіти та сплачувати податки вчасно. А мобільний додаток Fairo дозволяє ФОПам і фрілансерам проводити бізнес-операції онлайн прямо зі смартфону.

Сьогодні, не виходячи з дому чи офісу, можна:

  • Створювати та відправляти інвойси у форматі PDF або у вигляді посилань,
  • Вести автоматизовану бухгалтерію,
  • Отримувати попередньо заповнені податкові звіти,
  • Сплачувати податки у кілька кліків,
  • Користуватись бізнес-рахунками у $ та € та отримувати оплату від іноземних клієнтів.

Спробуйте Fairo зараз та отримайте до 2х місяців безкоштовного користування.

Google Play

App Store

Висновок

Правильне поєднання інструментів допоможе перейти з роботи оффлайн до онлайн, забезпечуючи кібербезпеку, спокій співробітників, продуктивність і комфорт. Однак, найбільшими перешкодами для ефективної дистанційної є брак комфорту та технологічної інфраструктури для всіх працівників. На щастя, сьогодні є різні інструменти, у тому числі й безкоштовні, які допомагають покращити продуктивність віддаленої роботи.