Первичная документация ФЛП: о финансах просто

Мы искренне верим, что бумажных документов должно быть меньше, а в идеале их не хотелось бы иметь совсем, однако пока приходится иметь дело с их большим количеством. Доходы от предпринимательской деятельности предпринимателя (ФЛП) должны быть подтверждены документально. Это означает, что предпринимателю для подтверждения правомерности полученных средств нужно иметь ряд документов. Мы уже писали о важности бухгалтерского учета доходов ФЛП и ответственность за хранение первичной документации. А сегодня рассмотрим основные требования к оформлению первичной документации и разницу между бумажными документами и электронными, когда те, и другие имеют юридическую силу.

Законодательное определение

Согласно Закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» и приказом №88 первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, содержащие сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение. Все первичные документы должны содержать такие реквизиты:

  • наименование предприятия или учреждения, от имени которых составлен документ;
  • название документа (формы);
  • дата составления;
  • содержание и объем хозяйственной операции;
  • единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении);
  • должности и фамилии лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия или учреждения из Государственного реестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем личность-получателя и тому подобное. Большинство форм типичных документов утверждены распорядительными документами органов государственной власти. Однако есть такие, форма которых не утверждена, и определен лишь перечень обязательных реквизитов.

Виды первичной документации

Налоговый кодекс разделяет первичную документацию на ту, которая подтверждает доходы и расходы ФЛП, и на документы налогового агента, то есть те, которые подтверждают взаимоотношения между ФЛП и физическим лицом.

Документы, подтверждающие доходы и расходы самого ФЛП

Книга учета доходов и расходов

С 1 января 2021 отменена обязательная регистрация книг учета в налоговых органах, но не отменено требование по ведению бухгалтерского учета. Поэтому учет с 1 января 2021 можно вести как в бумажном, так и в электронном виде, или же в электронном кабинете налогоплательщика, который в этой части функционала работает только по программному РРО. Для ФЛП на общей системе налогообложения с 16 июля 2021 действует новая форма Книги и новый порядок ведения учета доходов, утвержденного Приказом Министерства финансов от 13.05.2021 г. № 261.

Книга учета сохраняется ФЛП в течение трех лет с даты последней операции, зафиксированной в ней.

Банковская выписка со счета 

Выписка из лицевых счетов клиентов является регистром аналитического учета и содержит записи об операциях, осуществленных в течение операционного дня. Выписка является подтверждением выполненных за день операций.

Расчетный документ

Согласно Закону о РРО, это документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расходный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т.п.). Он подтверждает факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, операций по выдаче наличных средств держателям электронных платежных средств, получение / возврат средств, торговлю валютными ценностями в наличной форме, созданный в бумажной и / или электронной форме (электронный расчетный документ) в случаях, предусмотренных Законом о РРО. Данный документ регистрируется и печатается в установленном порядке регистратором расчетных операций или программным регистратором расчетных операций. Также он может быть заполнен вручную.

Например, осуществляя закупку товаров у ФЛП, при расчете, выдается чек, который может быть выписан от руки или распечатан кассовым аппаратом. Этот расчетный документ и будет подтверждением факта покупки-продажи товаров.

Подлинность фискального чека можно проверить по наличию его электронной копии в базе ДПС в сервисе Электронного кабинета плательщика налогов. Наличие такой копии в базе свидетельствует о соблюдении предпринимателем требований действующего законодательства в сфере РРО.  отсутствие этого документа означает несоблюдение законодательных требований.

Акт приема-передачи выполненных работ, или акт оказанных услуг 

Это документ, подтверждающий факт предоставленных услуг или выполненных работ. Он содержит сроки, определенные договором, названия сторон договора, их реквизиты, объем предоставленных услуг или выполненных работ и их стоимость. В этом документе стороны определяют наличие или отсутствие претензий и замечаний. Приложение Fairo поможет вам сформировать Акт приема-передачи без ошибок. Для этого вам лишь необходимо воспользоваться меню инвойсинга.

Счет-фактура или инвойс

Позиция Министерства финансов выражена в письме от 16.02.17 г.. № 31-11410-06-5 / 4339. Речь идет о том, что счет-фактура может быть первичным документом, основанием для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции по поставке товаров, работ, услуг без составления акта приема-передачи только в случае его оплаты, что подтверждается соответствующими документами. То есть сам документ не является подтверждением факта оказанных услуг, а лишь своеобразным просьбой-предложением оплатить. Только после его оплаты (платежку рекомендуем прикрепить к счету-фактуре), факт предоставления услуг является действительным.

 В приложении Fairo у вас все под рукой прямо в вашем мобильном. Вы без проблем сформируете инвойс и отправите его клиенту, а оплата зафиксируется приложением.

Расходные накладные или товарно-транспортные накладные

Расходная накладная фиксирует факт получения/передачи товаров или услуг. Товарно-транспортная используется в случае, если в процессе покупки-продажи участвует транспортная компания, которая обеспечивает доставку товара от продавца к покупателю. Например, каждый, кто покупал мебель или крупногабаритные вещи, после доставки получал товарно-транспортную накладную (если доставка осуществлялась грузовым автомобилем), или расходную, если забирали приобретенный товар со склада.

Электронные документы и как их хранить

Все эти документы могут также оформляться в электронном виде с обязательным наложением электронной цифровой подписи. Такие электронные документы являются подлинниками. Напечатанный документ является копией оригинала и при предоставлении проверяющим органам заверяется штампом «Соответствует оригиналу», подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).

Используя приложение Fairo вам не придется беспокоиться о наличии/отсутствии обязательных реквизитов вашего счета-фактуры (инвойса) и правильности формирования акта оказанных услуг. Приложение автоматизирует и упрощает работу с контрагентами и ведение бухгалтерского учета ваших доходов.

Часто ФЛП закупают товары, продукцию, вторсырье у физических лиц. В отличие от гражданско-правовых договоров, по которым ФЛП должны удержать и уплатить НДФЛ и военный сбор, в этом случае такая обязанность отсутствует. Однако, чтобы подтвердить право не уплачивать эти налоги, нужно иметь определенные документы. В следующей статье мы поговорим именно о них и рассмотрим вторую группу первичных документов, а именно документы налогового агента.