Фрилансеры, сохраняем спокойствие и работаем дома

С начала 2020 года мир, кажется, претерпел больше изменений, чем за последние 10 или 20 лет. Пандемия коронавируса (COVID-19) повлияла на все сферы деятельности и коренным образом изменила подход к работе и жизни вообще. Мы уже писали о том, что значительное количество всех рабочих мира впервые перешли во фриланс с наступлением пандемии коронавируса. Работа для многих еще никогда не была проще благодаря таким технологиям, как облачные сервисы, а также приложениям, которые помогают в жизни каждый день. Но даже если вы уже установили приложение для онлайн встреч с командами и клиентами, достаточно ли этого для того, чтобы бесперебойно работать длительный период? Давайте поговорим об этом.

Как обеспечить доступ к данным и программам?

Во-первых, вы и ваши сотрудники должны иметь доступ ко всем вашим бизнес-данным и программам, необходимым для работы. Если вы используете облачные хранилища, такие как Google Docs, это не должно быть трудно. Но если ваши данные или приложения работают только на территории вашего офиса, вам необходимо настроить программное обеспечение для удаленного доступа.

Как это сделать?

  • Сегодня Windows Pro и MacOS имеют функцию удаленного рабочего стола, а приложения TeamViewer и LogMeIn облегчают управление удаленными задачами.

Как защитить сотрудников от кибератак?

Вы и ваш бизнес, вероятно, столкнетесь с повышенными рисками кибербезопасности. По последним подсчетам Trend Micro, американо-японской транснациональной корпорации, занимающейся разработкой программного обеспечения в сфере компьютерной безопасности, за время пандемии было обнаружено более 230 000 кибератак на корпорации. Большинство из них поступали из Китая, Ирана, Северной Кореи и России.

Что делать?

Следует инвестировать в полностью защищенные ноутбуки для всего персонала.

  • Убедитесь, что все сотрудники установили эффективное антивирусное программное обеспечение.
  • Используйте виртуальную приватную сеть (VPN), особенно если ваш персонал работает с программным обеспечением удаленного доступа для локальных систем. Это можно сделать, настроив отдельный VPN для вашего бизнеса.

Как оставаться на связи с командой?

Всем известный Zoom, ставший хитом как раз в период пандемии, является одним из лучших способов это делать. Однако, пожалуй, еще важнее использовать программы для регулярных встреч команды, чтобы помогать команде оставаться сфокусированными на работе и свести к минимуму ощущение изоляции.

Какие еще приложения будут полезны фрилансерам и компаниям?

  • Мессенджеры, такие как Slack и Workplace от Facebook (Meta), могут значительно улучшить коммуникацию и сотрудничество. С помощью Slack, например, вы можете настроить разные каналы для определенных команд, проектов или неформального общения.
  • Если вы используете Office 365, в вашем распоряжении уже есть приложения для конференций и чата Microsoft Teams, а также другие инструменты для совместной работы.
  • В работе над проектами и задачами будут полезны приложения Trello и Asana.

Как управлять командами дистанционно?

Работодатели и руководители иногда чувствуют себя менее комфортно, когда сотрудники работают удаленно, ведь нет возможности физически проконтролировать рабочий процесс.

Наши советы:

  • Если вам нужно отслеживать посещаемость или оплачиваемые часы, такие программы, как Deputy или TSheets, могут с этим помочь.
  • Другой вариант — Timely, который позволяет автоматически отслеживать, сколько времени каждый человек проводит в программах, документах, встречах, электронных письмах и т.д.

Как улучшить взаимодействие с клиентами?

Ничто не может превзойти непосредственность личных встреч, но даже во время карантина они не всегда были возможны. Поскольку программы для проведения конференций становятся все более используемыми, они позволяют чаще привлекать и приводить новых клиентов, при этом уменьшая затраты на логистику.

Какие решения наиболее эффективны сегодня?

  • Вебинары — отличный вариант для обучения клиентов опять же с помощью Zoom Video Webinars или GoToWebinar.
  • Элементарная рассылка по электронной почте сегодня важнее, чем когда-либо. Такие инструменты, как Mailchimp и Campaign Monitor, предлагают комплексные решения для общения с большим количеством клиентов.
  • Zendesk и Freshdesk могут помочь удержать клиентов максимально долго, улучшая ваше обслуживание и поддержку по телефону, онлайн и другим каналам.

Как перенести бизнес в облачные хранилища?

Адаптация к пандемии требует значительной цифровой трансформации многих компаний. Не случайно большинство из указанных выше программ основаны на облачных сервисах, а ваша команда может продолжить трансформацию, используя другие облачные программы, предлагающие нестандартные решения для бизнеса. Поэтому:

  • Если вы используете старую версию Office, подумайте об обновлении до Office 365 или о переходе на G Suite от Google, чтобы компания могла работать над документами и делиться файлами через облачное хранилище и т.д. Например, G Suite даже предлагает свой инструмент для проведения конференций — Google Meet.
  • Если у вас есть базовый файловый сервер, переход на Microsoft OneDrive, Google Drive или Dropbox Business будет весьма простым. Просто не забудьте продолжать резервное копирование ваших данных.

Как проанализировать производительность?

Некоторые приложения могут предоставить вам больше данных и статистики, чтобы помочь вам лучше управлять эффективностью вашего бизнеса и сотрудников. Внезапный переход в удаленку может быть полезен менеджерам, заставляя их отказаться от традиционного графика с 9 до 18. Самые прогрессивные корпорации уже перешли к использованию и мониторингу ключевых показателей эффективности, которые отслеживают производительность команды и то, какую ценность они приносят бизнесу.

Среди них такие инструменты, как:

  • Microsoft Power BI, интерактивная визуализация и возможности бизнес-аналитики с простым интерфейсом для создания отчетов и информационных панелей,
  • Tableau, тоже визуализация данных, ориентирована на бизнес-аналитику.

Эти и другие инструменты бизнес-аналитики представляют данные в наглядной форме, чтобы помочь вам легко замечать тенденции, получать статистику и быстро реагировать на них.

А что с налогами?

Для многих ФЛП и компаний, учет финансов и оформление налоговых отчетов требует больших усилий. Мы уже писали о том, что количество украинцев, которые готовы начать свое дело и работать на себя, стремительно растет. Однако, кроме общения с клиентами, найма новых работников и рабочего процесса, необходимо успевать вести бухгалтерию и представлять отчеты и платить налоги вовремя. А мобильное приложение Fairo позволяет ФЛП и фрилансерам проводить бизнес-операции онлайн прямо со смартфона.

Сегодня, не выходя из дома или офиса, можно:

  • Создавать и отправлять инвойсы в формате PDF или в виде ссылок,
  • Вести автоматизированную бухгалтерию,
  • Получать предварительно заполненные налоговые отчеты,
  • Уплачивать налоги в несколько кликов,
  • Пользоваться бизнес-счетами в $ и € и получать оплату от иностранных клиентов.

Попробуйте Fairo сейчас и получите до 2 месяцев бесплатного пользования.

Google Play

App Store

Вывод

Правильное сочетание инструментов поможет перейти с работы оффлайн в онлайн, обеспечивая кибербезопасность, спокойствие сотрудников, производительность и комфорт. Однако, наибольшими препятствиями для эффективной дистанционной остаются нехватка комфорта и технологической инфраструктуры для всех работников. К счастью, сегодня уже доступны разные инструменты, в том числе и бесплатные, которые помогают улучшить эффективность удаленной работы.